2. Kirjanpidon käyttöönotto

GoMonion Kirjanpito-moduuli pitää suomalaisen yrityksen kahdenkertaista kirjanpitoa euroissa. Kirjaat kuitit ja laskut yksi kerrallaan, GoMonio laskee ALV:n, ja raportit ovat valmiina jokaiselta tilikaudelta.

Tämä ohje käsittelee kirjanpidon käyttöönottoa. Päivittäisestä työstä kerrotaan ohjeessa Tositteiden kirjaaminen.

Kirjanpidon käyttöönotto

Kun avaat Kirjanpidon ensimmäistä kertaa, se avaa Kirjanpidon käyttöönoton. Käyttöönotto tarvitaan ennen kuin moduulia voi käyttää, ja sen voi tehdä vain omistaja tai ylläpitäjä. Muut näkevät viestin, jossa heitä pyydetään pyytämään omistajaa tai ylläpitäjää ottamaan kirjanpito käyttöön.

Käyttöönotossa on neljä vaihetta.

1. Aloituspäivä

Valitse päivä kohtaan Kirjanpito GoMoniossa alkaa: ensimmäinen päivä, jonka kirjaat GoMonioon. Vastaa sitten, onko yrityksen kirjanpitoa pidetty muualla ennen sitä:

• Ei, yritys aloittaa silloin: uusi yritys. Sen ensimmäinen tilikausi alkaa tästä päivästä.

• Kyllä, siirryn toisesta ohjelmasta tai tilitoimistosta: tähänastinen kirjanpito tuodaan vanhasta ohjelmasta alkusaldoina.

Jos siirryt toisesta ohjelmasta, aloita mahdollisuuksien mukaan kuukauden, neljännesvuoden tai vuoden alusta. Voit aloittaa minä päivänä tahansa, mutta kesken kuukauden aloittaminen jakaa kuukauden ja sen ALV-kauden kahden ohjelman kesken, jolloin tuotavaa on enemmän.

2. Tilikausi

Syötä tilikauden alku- ja loppupäivä. Tilikausi on tavallisesti 12 kuukautta. Ensimmäinen tilikausi tai tilikausi, jonka ajankohtaa muutetaan, voi olla 1–18 kuukautta.

Jos siirryt toisesta ohjelmasta, syötä tilikausi, johon aloituspäivä kuuluu. Jos se ei ole yrityksen ensimmäinen, voit lisätä myös edellisen tilikauden, jolloin sen luvut näkyvät raporteissa vertailulukuina.

3. ALV

Vastaa, onko yritys arvonlisäverovelvollinen aloituspäivänä, ja jos on, kuinka usein ALV ilmoitetaan: Kuukausi, Neljännesvuosi tai Vuosi. GoMonio näyttää ensimmäisen ALV-kauden ja sen eräpäivän.

Jos yritys rekisteröityy arvonlisäverovelvolliseksi myöhemmin, lisää rekisteröinti kohdassa Kirjanpito → Asetukset → ALV-velvollisuus. Katso ALV-ilmoitus.

4. Yhteenveto

Tarkista vastauksesi ja valitse Ota käyttöön. GoMonio luo tilikauden, ALV-kaudet ja tilikartan. Kassavirran kategorioistasi tulee sitten tilikartan tilit, ja tapahtumasi, budjettisi, mallisi ja automaatiosääntösi siirtyvät vastaaville tileille. Katso Kassavirran kategoriat.

Maata (Suomi) ja valuuttaa (euro) ei voi muuttaa jälkikäteen.

Vanhan kirjanpidon tuominen

Jos siirryt toisesta ohjelmasta, yhteenveto listaa, mitä vanhasta ohjelmasta tarvitaan, ja käyttöönoton jälkeen GoMonio avaa sivun Tuo vanha kirjanpito. Se opastaa vaihe kerrallaan:

• Edellisen vuoden luvut: edellisen tilikauden tuloslaskelma ja tase vertailulukuja varten

• Saldot aloituspäivänä: tase aloitusta edeltävältä päivältä, ja tuloslaskelma siihen asti, jos aloitat kesken tilikauden

• Jaetun ALV-kauden luvut: jos aloituspäivä on kesken ALV-kauden, vanhan ohjelman ALV-luvut kauden ensimmäisiltä päiviltä, jotta koko kausi voidaan ilmoittaa GoMoniosta

Voit tehdä jokaisen vaiheen myöhemmin. Kunnes kaikki on syötetty, Kirjanpidon Ohjaamo näyttää, mitä vielä puuttuu. Voit syöttää ja muuttaa näitä myös kohdassa Kirjanpito → Asetukset → Alkusaldot.

Aloituspäivää edeltäviä pankkitapahtumia ei tarjota kirjattaviksi.

Tilikartta

Kirjanpidossa on valmiina suomalainen tilikartta. Avaa se kohdasta Kirjanpito → Asetukset → Tilikartta:

• Lisää tili tai Lisää otsikko yrityksesi tarpeisiin

• Anna tilille Oletus-ALV-koodi, joka täyttyy automaattisesti, kun kirjaat tilille

• Piilota tili, jota et käytä, niin se ei näy tililistoissa. Tiliä, jolla on kirjauksia, ei voi piilottaa

• Tuo tilejä CSV-, TXT- tai PDF-tiedostosta (enintään 2 000 tiliä)

Kassavirran kategoriat

Tilisi ovat myös kategoriasi kassavirrassa, joten käytät yhtä listaa molempiin. Jokainen tili, jonka kautta raha liikkuu, on kategoria tilin nimellä. Tili, jolle rahaa tulee ja jolta sitä lähtee, kuten laina tai kone, on kaksi kategoriaa, esimerkiksi Pankkilaina 1: nosto ja Pankkilaina 1: lyhennys.

Tilin Kassavirta-osio määrää, miten se näkyy kassavirrassa: ryhmä kentissä Tuleva raha ja Lähtevä raha, tai Ei kassavirrassa. Ryhmä ratkaisee, onko raha operatiivisen toiminnan, sijoitustoiminnan vai rahoitustoiminnan kassavirtaa:

Uusi tili on tyyppinsä mukaan tulo- tai kulutili; tasetili ei näy kassavirrassa, ennen kuin valitset sille ryhmät. Kun nimeät tilin uudelleen tai piilotat sen, sen kategoria muuttuu samoin. Poistetun tilin kategoria piilotetaan, mutta sen tapahtumat säilyvät.

Kun kirjaat pankkitapahtuman, se saa sen tilin kategorian, jolle kirjasit sen, ellei sillä jo ole kategoriaa. Kun kirjaat tositteen kategorisoidusta pankkitapahtumasta, kategorian tili täytetään valmiiksi.

Pankkitilien yhdistäminen

Yhdistä jokainen pankkitili sen kirjanpitotiliin, esimerkiksi 1910 Pankkitili 1. Voit tehdä sen kummassa tahansa paikassa:

• Asetukset → Pankkitilit: tilin lomakkeen kenttä Kirjanpitotili. Katso Pankkitilit

• Kirjanpito → Asetukset → Tilikartta: muokkaa pankkitiliä tilikartassa ja valitse sen Pankkitili

Yhdistäminen antaa GoMonion täyttää pankkirivin, kun kirjaat pankkitapahtuman, ja tarkistaa, että se vastaa tapahtumaa. Pankkiin yhdistetyille tileille aikajana näyttää myös rivin Pankkisaldot tänään: pankin ilmoittaman saldon, kirjanpidon saldon ja niiden erotuksen. Erotus johtuu yleensä kirjaamattomista pankkitapahtumista tai puuttuvasta alkusaldosta.

Vain euromääräiset käyttö- ja säästötilit voi yhdistää, kunkin yhteen kirjanpitotiliin. Muiden tilien (lainat, luottokortit, sijoitukset tai muut valuutat) tapahtumat eivät näy Kirjanpidossa.

Tilikaudet

Kun tilikausi päättyy, GoMonio luo seuraavan automaattisesti, 12 kuukauden pituisena. Näet ja voit muokata tilikausia kohdassa Kirjanpito → Asetukset → Tilikaudet. Tilikauden sulkemisesta kerrotaan ohjeessa Raportit ja tilikauden päättäminen.

Kuka voi tehdä mitä

Omistaja tai ylläpitäjä voi hyväksyä omat kirjauksensa, joten yhden hengen yritys voi tehdä kaiken itse.