4. Turvallisuus ja tili

GoMonio suojaa taloustietojasi ja tilisi käyttöä usealla tietoturvakerroksella. Kun tunnet nämä ominaisuudet, pidät tilisi turvassa.

Tietoturva ensin: GoMonio käsittelee arkaluonteisia taloustietoja. Tietoturvaominaisuudet toimivat automaattisesti, mutta niiden oikea käyttö auttaa pitämään tilisi turvassa.

Salasanan hallinta

Salasana-asetukset löytyvät kohdasta Asetukset → Turvallisuus.

• Vaihda salasana: Voit vaihtaa salasanasi milloin tahansa. Vahvistukseen tarvitaan nykyinen salasanasi.

• Salasanan vaatimukset: Vähintään 8 merkkiä, joista vähintään yksi iso kirjain, pieni kirjain, numero ja erikoismerkki

• Vaikutus istuntoihin: Salasanan vaihto kirjaa turvallisuussyistä ulos kaikki muut aktiiviset istunnot

• Epäonnistuneet kirjautumiset: Viiden peräkkäisen väärän salasanan jälkeen tilisi lukitaan 30 minuutiksi

Kaksivaiheinen tunnistautuminen (sähköposti)

Jokainen kirjautuminen vaatii sekä salasanan että sähköpostivahvistuksen. Tämä on pakollista, eikä sitä voi poistaa käytöstä.

• Näin se toimii: Kun olet syöttänyt salasanasi, lähetämme sähköpostiisi vahvistuslinkin. Kirjautuminen viimeistellään klikkaamalla linkkiä.

• Aikaraja: Vahvistuslinkit vanhenevat 15 minuutissa

• Kertakäyttöinen: Kutakin vahvistuslinkkiä voi käyttää vain kerran

Aktiivisten istuntojen hallinta

Seuraa ja hallitse kirjautumisiasi kohdassa Asetukset → Turvallisuus → Aktiiviset istunnot.

• Istuntojen yleiskatsaus: Näet kaikki laitteet, joilla olet kirjautuneena

• Laitetiedot: Selain, laitetyyppi, IP-osoite ja viimeisin käyttöaika

• Istuntojen lopettaminen: Kirjaudu ulos tietyiltä laitteilta etänä tai kaikilta muilta laitteilta kerralla painikkeella Lopeta kaikki muut istunnot

• Istunnon kesto: Tavallinen istunto kestää 1 päivän, "Muista minut" -istunto enintään 90 päivää

Tietoturvavinkki: Jos näet istuntoja, joita et tunnista, lopeta ne heti ja harkitse salasanan vaihtamista. Ne voivat viitata luvattomaan pääsyyn tilillesi.

Tietojen vienti

Voit viedä tietosi milloin tahansa kohdassa Asetukset → Tili.

• Muoto: Tiedot viedään JSON-tiedostona, jonka nimessä on aikaleima

• Kaikkien tietojen vienti (Vie kaikki tietoni): Tilin tiedot, istunnot, profiilit, jäsenyydet, taloustiedot (tilit, tapahtumat, kategoriat, tunnisteet, budjetit) ja asetukset

• Ei sisälly: Kirjanpito, laskut ja dokumentit. Vie kirjanpito kohdasta Kirjanpito → Raportit (PDF tai Excel jokaiselta tilikaudelta) ja lataa dokumentit Dokumentit-moduulista

• Vie osioittain: Valitse vietävät osiot. Tällä hetkellä saatavilla: Keskustelut (keskustelusi ja viestisi, mukaan lukien kanavat, joihin kuulut, ja yksityisviestit)

Profiilin poistaminen

Profiilin omistaja tai ylläpitäjä voi poistaa profiilin kohdassa Asetukset → Profiili.

• Kaikilta jäseniltä: Profiili poistuu kaikilta sen jäseniltä, ja aktiivinen tilaus peruutetaan laskutuskauden lopussa

• Toimiston hallinnoimat profiilit: Sinun on ensin erottava toimistosta, ennen kuin voit poistaa profiilin

• Harkinta-aika: Poiston jälkeen profiilin tiedot säilyvät 30 päivää ennen pysyvää poistoa

• Profiilien palautus: Voit palauttaa poistetun profiilin 30 päivän kuluessa painikkeella Palauta profiili kohdassa Asetukset → Tili

• Laskuri: Näet, montako päivää pysyvään poistoon on jäljellä

Tärkeää: 30 päivän harkinta-ajan jälkeen profiilin tietoja ei voi palauttaa. Vie säilytettävät tiedot ennen profiilin poistamista. Kirjanpitolaki edellyttää tositteiden säilyttämistä 6 vuotta sekä päiväkirjan, pääkirjan ja tilinpäätöksen säilyttämistä 10 vuotta: vie raportit kohdasta Kirjanpito → Raportit ja lataa tositteet samasta paikasta valinnalla Tositteet (ZIP). Jos yritys lopettaa toimintansa, voit sen sijaan säilyttää profiilin koko säilytysajan arkistossa, jota voi vain katsella.

Käyttämättömät profiilit

Yritys- ja toimistoprofiilit, joilla ei ole voimassa olevaa maksullista tilausta, myös Ilmaisen paketin profiilit, poistetaan automaattisesti, kun yksikään niiden jäsenistä ei ole kirjautunut vuoteen. Omistajat ja ylläpitäjät saavat varoituksen sähköpostiin 30 ja 7 päivää ennen. Kenen tahansa jäsenen kirjautuminen tai maksullinen tilaus säilyttää profiilin. Arkistoituja profiileja ei poisteta käyttämättömyyden vuoksi: ne säilytetään arkistointiajan loppuun.

Käyttäjätilin poistaminen

Voit poistaa käyttäjätilisi kohdassa Asetukset → Tili.

• Ensin profiilit: Sinun on ensin poistettava kaikki profiilisi tai poistuttava niistä. Jos omistat profiileja, joiden 30 päivän harkinta-aika on vielä kesken, voit poistaa tilisi vasta, kun ne on poistettu pysyvästi

• Käytöstä poisto: Tilisi poistetaan käytöstä heti, ja sinut kirjataan ulos kaikilta laitteilta

• Uudelleenaktivointi: Muutitko mielesi? Kirjaudu vuoden sisällä, niin tilisi aktivoituu automaattisesti uudelleen

• Pysyvä poisto: Vuoden kuluttua, ellet ole kirjautunut uudelleen, kirjautumistietosi, asetuksesi ja viestisi poistetaan pysyvästi. Käyttäjänimesi ja nimesi jäävät yrityksen kirjanpitoon tekemiisi kirjauksiin, jotta yritys näkee edelleen, kuka ne teki

Pankkiyhteyksien tietoturva (PSD2)

Automaattisia pankkiyhteyksiä käytettäessä sovelletaan lisäsuojauksia.

• Pelkkä lukuoikeus: GoMonio voi vain lukea tapahtumiasi, ei koskaan tehdä maksuja

• Pankkitason tietoturva: Yhteydet käyttävät pankkisi omaa turvallista tunnistautumista

• Säännöllinen uudelleenvaltuutus: Pankkiyhteydet on valtuutettava uudelleen 90 päivän välein

• Katkaise milloin tahansa: Poista pankkiin yhdistetty tili kohdassa Asetukset → Pankkitilit, jolloin sen synkronointi loppuu

Hyvät tietoturvakäytännöt

• Käytä ainutlaatuista, vahvaa salasanaa, jota et käytä muualla

• Pidä sähköpostitilisi turvassa (se on toinen tunnistautumistekijäsi)

• Tarkista aktiiviset istunnot säännöllisesti ja lopeta vanhat

• Kirjaudu ulos jaetuilta tai julkisilta laitteilta

• Suhtaudu sähköpostin vahvistuslinkkeihin varoen — varmista, että ne tulevat GoMoniolta

• Ilmoita epäilyttävästä toiminnasta tilillä välittömästi

Jos epäilet luvatonta pääsyä

1. Klikkaa heti Lopeta kaikki muut istunnot kohdassa Asetukset → Turvallisuus

2. Vaihda salasanasi välittömästi

3. Tarkista viimeaikaiset tapahtumat luvattomien muutosten varalta

4. Suojaa sähköpostitilisi (vaihda tarvittaessa sähköpostin salasana)

5. Tarkista ja peruuta epäilyttävät pankkiyhteydet