1. Laskutus

Laskutus-moduulilla luot ja lähetät myyntilaskuja ja seuraat niiden maksuja. Tallentamasi lasku näkyy automaattisesti kirjanpidossa ja kassavirrassa, joten samaa myyntiä ei tarvitse kirjoittaa kahteen kertaan.

Laskutus löytyy moduulisivulta. Kun kirjanpito on otettu käyttöön, samat laskut löytyvät myös Kirjanpidon sivupalkista kohdasta Laskutus.

Ennen ensimmäistä laskua

Yrityksen tiedot

Laskussa on oltava myyjän nimi, Y-tunnus ja osoite. Ne tulevat kohdasta Asetukset → Profiili: Y-tunnus, katuosoite, postinumero ja kaupunki ovat pakollisia. Jos jotain puuttuu, laskulomake kertoo mitä, ja siinä on linkki profiilin asetuksiin.

Jotta voit lähettää laskuja sähköpostilla, profiililla on oltava myös sähköpostiosoite. Asiakkaidesi vastaukset menevät siihen.

Laskutuksen asetukset

Avaa Laskutus → Asetukset. Asetukset koskevat jokaista laskuasi:

Pankkitilin on oltava euromääräinen käyttö- tai säästötili, jonka tilinumero on IBAN. Jos sinulla ei vielä ole sellaista, lisää se valinnalla Lisää pankkitili.

Asetusten muuttaminen myöhemmin ei muuta jo tallennettuja laskuja.

Laskun luominen

Valitse Uusi lasku.

1. Asiakas: Valitse olemassa oleva asiakas tai lisää Uusi asiakas nimineen, Y-tunnuksineen, osoitteineen ja sähköposteineen. Asiakkaat ovat yhteisiä Kirjanpidon kanssa, joten toimittaja voi olla myös asiakas. Viitteenne on asiakkaan tilausnumero tai viite, ja se tulostuu laskulle.

2. Päivämäärät: Laskun päivämäärä on tänään, ja eräpäivä tulee maksuehdosta. Toimituspäivä on päivä, jolloin tavara tai palvelu toimitettiin: se määrää ALV-kannan ja ALV-kauden.

3. Rivit: Lisää rivejä valinnalla Lisää rivi. Jokaisella rivillä on kuvaus, määrä, yksikkö, À-hinta (alv 0 %), valinnainen Ale % ja ALV-koodi. Summat lasketaan verokannoittain.

4. Lisätiedot: Valinnainen teksti, joka tulostuu laskulle, esimerkiksi syy siihen, miksi laskulla ei ole ALV:tä.

Valitse Tallenna luonnos, jos haluat jatkaa myöhemmin. Luonnoksella ei ole numeroa, ja voit muokata sitä tai poistaa sen valinnalla Poista luonnos.

ALV riveillä

Hinnat syötetään ilman ALV:tä, ja ALV lasketaan riveittäin. Valitse myyntiin sopiva ALV-koodi: kotimainen verokanta (25,5 %, 14 % tai 10 %), nollaverokanta, EU-tavara- tai palvelumyynti, vienti tai Ei verokäsittelyä myynnille ilman ALV:tä. Verokanta on toimituspäivänä voimassa oleva.

Jos kirjanpito on otettu käyttöön eikä yrityksesi ollut arvonlisäverovelvollinen toimituspäivänä, lomake piilottaa ALV-kentän, eikä laskulla ole ALV:tä.

Laskun tallentaminen ja lähettäminen

Kun lasku on valmis, valitse jompikumpi:

• Tallenna lasku tallentaa laskun lopullisena ja avaa sen. Voit sitten ladata PDF:n ja lähettää sen itse.

• Lähetä sähköpostilla tallentaa laskun ja lähettää sen asiakkaalle PDF-liitteenä. Tämä vaatii sähköpostiosoitteen sekä asiakkaalle että yrityksellesi.

Tallennettu lasku saa seuraavan laskunumeron ja viitenumeron. Sen jälkeen laskua ei voi muokata eikä poistaa.

Jos sähköpostia ei voida lähettää, lasku on silti tallennettu. Lähetä se uudelleen laskulta valinnalla Lähetä sähköpostilla, jossa voit myös vaihtaa vastaanottajan. Laskulla näkyy, milloin ja kenelle se on viimeksi lähetetty.

Laskun PDF

Lataa PDF antaa laskun suomeksi: sinun tietosi, asiakkaan, rivit, ALV:n verokannoittain sekä maksulaatikon, jossa ovat IBAN, BIC, viitenumero, eräpäivä ja summa. Suomalaisella IBANilla PDF ja laskun sivu näyttävät myös virtuaaliviivakoodin, jonka asiakas voi kopioida verkkopankkiinsa.

Laskun kopiointi

Kopioi uudeksi tallennetulla laskulla luo uuden luonnoksen, jossa on sama asiakas, viite, rivit ja lisätiedot. Päivämäärät alkavat tästä päivästä.

Laskulista

Laskut-sivulla ovat kaikki laskusi. Rajaa niitä välilehdillä Kaikki, Luonnokset, Maksamatta, Erääntyneet ja Maksetut, tai hae asiakkaalla tai laskunumerolla.

Tallennettu lasku on Avoin, Osittain maksettu, Erääntynyt tai Maksettu sen maksujen ja eräpäivän mukaan.

Maksujen kohdistaminen

Kun asiakas maksaa, kohdista maksu laskulle:

1. Avaa lasku ja valitse Kohdista maksu.

2. Valitse saapunut pankkitapahtuma, jolla lasku maksettiin. Ensin näytetään tapahtumat, joissa on sama viitenumero, sitten ne, joissa on sama summa, ja ne on merkitty Ehdotus.

3. Vahvista valinnalla Kohdista maksu.

Hyvä tietää:

• Tapahtuman on oltava saapuva euromääräinen tapahtuma käyttö- tai säästötilillä, ja sen päivämäärä saa olla enintään 30 päivää ennen laskun päivämäärää. Se ei saa olla jo kirjattu Kirjanpidossa eikä maksaa toista laskua.

• Yksi tapahtuma maksaa yhden laskun, eikä se voi olla suurempi kuin avoin summa. Laskun voi maksaa osissa.

• Väärin kohdistetun maksun voi poistaa valinnalla Poista maksu.

Maksu tulee pankkitapahtumistasi, joten yhdistä pankkisi tai tuo tapahtumat ensin.

Kirjanpito ja kassavirta

Laskun sivun kohta Kirjanpito ja kassavirta näyttää, mitä lasku teki.

Kirjanpito

Kun kirjanpito on otettu käyttöön, tallentaminen kirjaa myyntilaskun toimituspäivälle: myyntisaamiset debet-puolelle sekä myynnin ja ALV-velan kredit-puolelle. Kirjaus hyväksytään heti ilman tarkastusta, koska lasku on jo lähetetty. Avaa kirjanpidossa näyttää kirjauksen.

• Jokainen kohdistamasi maksu kirjataan myös: pankki debet, myyntisaamiset kredit. Tätä varten pankkitili on yhdistettävä kirjanpidon tiliin. Katso Pankkitilit.

• Maksun poistaminen mitätöi sen kirjauksen korjaustositteella.

• Tallentaminen estetään, jos toimituspäivä on suljetulla tilikaudella tai ALV-kaudella, joka on merkitty lähetetyksi.

• Ennen kirjanpidon käyttöönottoa tallennettuja laskuja ei kirjata jälkikäteen. Niissä lukee, ettei kirjausta ole.

Kassavirta

Tallennetun laskun avoin summa on maksutilillesi eräpäivälle ennustettu saapuva maksu. Jokainen maksu pienentää ennustetta, ja maksettu lasku poistaa sen. Kun eräpäivä on mennyt, ennuste siirtyy huomiselle, kunnes lasku on maksettu.

Kuka voi tehdä mitä

Omistajat, ylläpitäjät ja muokkaajat voivat luoda, tallentaa ja lähettää laskuja sekä kohdistaa maksuja. Katselijat näkevät laskut, mutta eivät voi tehdä muutoksia.

Ei vielä saatavilla

• Hyvityslaskut ja tallennetun laskun peruminen

• Verkkolaskut (Finvoice)

• Toistuvat laskut, maksumuistutukset ja tuoterekisteri

• Muut valuutat kuin euro ja englanninkieliset laskut