Dokumentit

Dokumentit-moduuli säilyttää kuitit, laskut, sopimukset ja muut yrityksesi dokumentit yhdessä paikassa. Voit järjestää ne kansioihin, esikatsella niitä, yhdistää PDF-tiedostoja ja lähettää niitä sähköisesti allekirjoitettaviksi.

Dokumenttien lataaminen

Valitse Lataa dokumentteja ja pudota tiedostot ikkunaan, tai valitse ne selaamalla. Voit myös pudottaa tiedostot suoraan Dokumentit-sivulle.

• Tiedostotyypit: PDF, PNG, JPG ja WEBP

• Koko: enintään 10 Mt tiedostoa kohden

• Minne ne menevät: ladatut tiedostot menevät Saapuneet-kansioon, ellei jokin kansio ole auki latauksen aikana

• Kaksoiskappaleet: tiedosto, jolla on sama nimi ja koko kuin jo olemassa olevalla dokumentilla, ohitetaan, ja saat tiedon ohitetuista tiedostoista

Valokuvaaminen puhelimella

Puhelimessa tai tabletissa Lataa dokumentteja -painikkeen vieressä oleva kamerapainike antaa kuvata kuitin tai paperisen dokumentin:

• Ota samasta dokumentista enintään 5 kuvaa. Yksi kuva tallennetaan JPG-tiedostona, ja useampi kuva yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi, jossa on sivu kuvaa kohden

• Voit myös valita PDF-tiedoston kuvien sijaan

• Kuvat pienennetään automaattisesti, jotta ne mahtuvat 10 Mt:n rajaan

Kansiot

Sivupalkissa ovat Saapuneet, Järjestelmä-kansiot ja Omat kansiot.

Järjestelmäkansiot

Järjestelmäkansiot luodaan sinulle valmiiksi, ja ne kattavat yrityksen tavalliset dokumentit: Myyntilaskut, Ostolaskut, Tiliotteet, Tilinpäätökset, Verotus, Palkkahallinto, Sopimukset, Matkalaskut, Vakuutukset, Pöytäkirjat ja Viranomaisdokumentit.

Kirjanpito arkistoi omat dokumenttinsa järjestelmäkansioihin Ostolaskut, Tositteet, Muistiotositteet ja Myyntiraportit. Esimerkiksi tositteeseen liittämäsi kuitti arkistoidaan Tositteet-kansioon.

Järjestelmäkansioita ei voi nimetä uudelleen, siirtää eikä poistaa, eikä dokumentteja voi siirtää niihin tai niistä pois.

Omat kansiot

• Luominen: Valitse sivupalkista Uusi kansio

• Dokumenttien siirtäminen: Vedä dokumentti sivupalkin kansion päälle, tai valitse kansio kohdassa Muokkaa dokumenttia, joka toimii myös kosketusnäytöillä

• Järjestäminen ja alikansiot: Vedä kansiota sen vasemmalla puolella olevasta kahvasta (tietokoneella). Pudota se toisen kansion ylä- tai alareunaan, niin se siirtyy sen edelle tai perään, tai keskelle, niin se siirtyy sen sisään alikansioksi. Siirrä se takaisin ylimmälle tasolle pudottamalla se kohtaan ↑ pudota juureen. Järjestelmäkansioita ei voi vetää

• Poistaminen: Poista kansio siirtää kansion dokumentit takaisin Saapuneet-kansioon

Dokumenttien etsiminen ja esikatselu

Listan yläpuolella oleva haku (Hae nimellä tai toimittajalla) etsii dokumentteja tiedostonimen tai toimittajan perusteella, ja kuukausisuodatin (Kaikki kuukaudet) näyttää yhden kuukauden kerrallaan. Lista on päivämääräjärjestyksessä, uusin ensin:

• Kirjatun kirjauksen tositteena oleva dokumentti käyttää kirjauksen suorite-/toimituspäivää, joten helmikuussa ladattu tammikuun kuitti näkyy tammikuussa

• Muut dokumentit käyttävät latauspäiväänsä

Napsauta dokumenttia, niin se avautuu oikealla olevaan esikatselupaneeliin. PDF-tiedostot avautuvat katselimessa, joka toimii kaikilla laitteilla. Siinä voi zoomata ja valita tekstiä, joten voit kopioida esimerkiksi IBANin tai viitenumeron. Kuvat näytetään sellaisenaan.

Siirry dokumentista toiseen vasemmalla ja oikealla nuolinäppäimellä, ja sulje paneeli Esc-näppäimellä.

Dokumentin tietojen muokkaaminen

Avaa Muokkaa dokumenttia dokumentin riviltä, ja muuta:

• tiedoston nimeä

• dokumentin tyyppiä: Kuitti, Lasku, Kululasku, Tiliote, Sopimus, Verodokumentti tai Muu

• kansiota

PDF-tiedostojen yhdistäminen

Yhdistä useampi PDF yhdeksi, esimerkiksi sopimuksen sivut:

1. Valitse vähintään kaksi PDF-tiedostoa valintaruuduilla.

2. Valitse Yhdistä PDF:t.

3. Vedä tiedostot siihen järjestykseen, jossa haluat sivujen olevan, ja anna uudelle tiedostolle nimi.

4. Valitse halutessasi Siirrä alkuperäiset dokumentit roskakoriin yhdistämisen jälkeen.

5. Valitse Yhdistä.

Poistaminen ja palauttaminen

Poista dokumentti sen riviltä, tai valitse useampi ja valitse Poista valitut. Poistetut dokumentit siirtyvät Roskakoriin, jossa ne säilyvät 30 päivää:

• Palauta tuo dokumentin takaisin

• Poista pysyvästi poistaa dokumentin ja sen tiedoston lopullisesti

• 30 päivän jälkeen roskakorin dokumentit poistetaan automaattisesti

Dokumenttia, joka on kirjatun kirjanpitoviennin tosite, ei voi poistaa, koska kirjanpidon tositteet on säilytettävä.

Sähköiset allekirjoitukset

Voit lähettää minkä tahansa PDF-tiedoston oikeudellisesti sitovasti sähköisesti allekirjoitettavaksi Bink-palvelun kautta.

Binkin käyttöönotto

Sähköiset allekirjoitukset vaativat oman Bink-tilin, jolla on ennakkoon maksettuja allekirjoituksia. Yhdistä se kohdassa Asetukset → Integraatiot Bink-API-avaimellasi ja tenantillasi.

Dokumentin lähettäminen allekirjoitettavaksi

1. Avaa PDF ja valitse esikatselupaneelista Lähetä sähköiseen allekirjoitukseen, tai valitse PDF:n riviltä allekirjoituskuvake.

2. Tarkista dokumentin otsikko ja viesti allekirjoittajille.

3. Lisää allekirjoittajat nimineen ja sähköposteineen. Allekirjoittajia tarvitaan vähintään 2, ja sinut lisätään ensimmäiseksi.

4. Valitse tunnistautumistapa: Vahva (pankkitunnus) tai Vain sähköposti.

5. Määritä halutessasi Allekirjoitusjärjestys, jolloin allekirjoittajille ilmoitetaan yksi kerrallaan näytetyssä järjestyksessä.

6. Valitse Lähetä allekirjoitettavaksi. Allekirjoittajat saavat sähköpostin Binkiltä.

Allekirjoituksen seuraaminen

Sivupalkin Sähköiset allekirjoitukset -sivulla näkyvät kaikki lähettämäsi dokumentit ja niiden tila:

Voit ladata allekirjoitetun dokumentin myös alkuperäisen dokumentin esikatselupaneelista valinnalla Lataa allekirjoitettu dokumentti. Päättyneet pyynnöt (allekirjoitettu, hylätty, vanhentunut tai peruutettu) poistuvat Sähköiset allekirjoitukset -listalta 2 päivää viimeisimmän muutoksen jälkeen, mutta itse dokumentit säilyvät Dokumenteissa.

Kuka voi tehdä mitä

Omistajat, ylläpitäjät ja muokkaajat voivat ladata, muokata, siirtää, yhdistää ja poistaa dokumentteja. Katselijat voivat katsella ja ladata niitä.

Aineiston säilyttäminen

Kirjanpitoaineisto on säilytettävä vuosia tilikauden jälkeen: tositteet 6 vuotta sekä kirjanpito ja tilinpäätös 10 vuotta. Lataa tarvitsemasi dokumentit ennen profiilin poistamista, tai säilytä profiili arkistossa.