3. Tositteiden kirjaaminen

Jokaisen kirjanpidon tapahtuman takana on tosite: kuitti, lasku tai muistio. GoMoniossa kirjaat ne yksi kerrallaan Kirjanpito-sivulla, ja dokumentti näkyy koko ajan lomakkeen vieressä.

Kirjanpito on otettava ensin käyttöön. Katso Kirjanpidon käyttöönotto.

Kirjanpito-sivu

• Aikajana: kirjauksesi ja kirjaamattomat pankkitapahtumat tilikausittain, ALV-kausittain ja kuukausittain, uusin ensin. Napsauta ALV-kauden riviä, niin sen ALV-ilmoitus avautuu.

• Saapuneet: dokumentit, joita ei ole vielä kirjattu.

• Ohjaamo: näkyy, kun mitään ei ole auki. Se listaa luonnokset, tarkastusta odottavat kirjaukset ja tulevat ALV-ilmoitukset.

• Dokumentin esikatselu: avoinna olevan kirjauksen dokumentti.

Dokumenttien lisääminen

Pudota kuitit ja laskut Kirjanpito-sivulle tai ota kuva puhelimen kamerapainikkeella. Uudet dokumentit menevät Saapuneet-näkymään, ja voit kirjata ne silloin, kun sinulle sopii. Jos luonnos on auki, pudotetut tiedostot liitetään siihen.

Saapuneet on yhteinen Dokumentit-moduulin kanssa: sen Saapuneet-kansion dokumentit näkyvät myös täällä, mutta kansioihin siirtämäsi dokumentit eivät. Kun tallennat kirjauksen, sen dokumentit arkistoidaan Dokumenttien vastaavaan järjestelmäkansioon.

Tositelajit

Napsauta dokumenttia Saapuneet-näkymässä tai valitse + Uusi, ja valitse, millainen kirjaus on kyseessä:

Voit tehdä kirjauksen myös ilman dokumenttia, esimerkiksi muistiotositteen.

Kirjauksen täyttäminen

Päivämäärä

Suorite-/toimituspäivä on päivä, jolloin tavara tai palvelu toimitettiin. Se määrää tilikauden, ALV-kauden ja ALV-kannan. Ostolaskulla on lisäksi Laskupäivä, joka näytetään vain tiedoksi.

Esimerkki: palvelu tehtiin 14. huhtikuuta, ja lasku tuli ja maksettiin 1. toukokuuta. Kirjaus päivätään 14. huhtikuuta.

Rivit

Jokaisella rivillä on tili sekä debet- tai kredit-summa. Syötä summat dokumentin mukaisina, ALV mukaan lukien. Valitse rivin ALV-käsittely: kotimaisessa ALV:ssä GoMonio erottaa ALV:n summasta ja kirjaa sen ALV-tilille. ALV-yhteenveto näyttää, mitä kirjaus lisää ALV-ilmoitukseen.

Debet- ja kredit-summien on oltava yhtä suuret, ennen kuin kirjauksen voi lähettää tarkastettavaksi. Keskeneräisen luonnoksen voi tallentaa.

Maksutapa (tositteet)

Tositteen Maksutapa kertoo, mistä raha tuli, ja täyttää kredit-rivin:

Ostolaskut

Ostolaskulla on Maksutiedot: Saaja, tämän IBAN ja valinnainen BIC, viite sekä Eräpäivä. Tiedot tallennetaan toimittajalle, joten saman toimittajan seuraava lasku esitäytetään.

Tarkastus ja hyväksyminen

Jokainen kirjaus tarkastetaan ennen kuin se on kirjanpidossa:

1. Tallenna luonnos, jos haluat jatkaa myöhemmin.

2. Tallenna kirjaus lähettää kirjauksen tarkastettavaksi.

3. Omistaja tai ylläpitäjä joko valitsee Hyväksy tarkastus, jolloin kirjaus saa tilikauden seuraavan tositenumeron, tai Palauta luonnokseksi muutoksia varten.

Vain hyväksytyt kirjaukset ovat raporteissa ja ALV-ilmoituksessa. Muokkaaja voi lähettää kirjauksia tarkastettaviksi, mutta ei hyväksyä niitä. Omistaja tai ylläpitäjä voi hyväksyä omat kirjauksensa.

GoMonion itse tekemät kirjaukset (Laskutuksen myyntilaskut, maksut ja ALV-tilitykset) hyväksytään heti.

Kommentit ja loki

Jokaisen kirjauksen lopussa on Loki: kuka loi, lähetti, hyväksyi, muokkasi tai lukitsi kirjauksen ja milloin, ja kommentit samassa listassa. Lisää kommentti kentällä Lisää kommentti..., kun haluat kysyä jotain tai jättää muistiinpanon, esimerkiksi kirjanpitäjällesi.

Hyväksytyn kirjauksen muuttaminen

• Muokkaa palauttaa hyväksytyn kirjauksen luonnokseksi, kun sen ALV-kausi on vielä auki. Kirjaus säilyttää tositenumeronsa, ja loki säilyttää kirjauksen sellaisena kuin se oli ennen muokkausta.

• Mitätöi peruu kirjauksen korjaustositteella, joka kirjaa samat rivit vastakkaisille puolille. Tarkista korjaustosite ja lähetä se tarkastettavaksi. Kun se on hyväksytty, alkuperäisessä lukee Mitätöity. Mitätöinti ei ole käytettävissä lukituille kirjauksille, GoMonion itse tekemille kirjauksille eikä kirjauksille, jotka on liitetty pankkitapahtumaan, maksuun tai laskuun: poista ensin liitos tai maksu.

Hyväksyttyjä kirjauksia ei koskaan poisteta, joten tositenumeroissa ei ole aukkoja. Vain luonnoksia voi poistaa, eikä niitäkään, joilla on jo tositenumero.

Pankkitapahtumat

Käyttö- ja säästötiliesi euromääräiset tapahtumat näkyvät aikajanalla kirjanpidon aloituspäivästä alkaen. Nuoli näyttää, tuliko raha sisään vai lähtikö se. Napsauta tapahtumaa kirjataksesi sen:

• Kirjaa tosite tapahtuman perusteella: luo tositteen, jossa päivämäärä, summa ja maksaja tai saaja on valmiiksi täytetty.

• Kohdista tositteeseen: liittää tapahtuman jo kirjaamaasi tositteeseen, esimerkiksi kuitista tehtyyn.

• Kohdista ostolaskuun: lähtevälle maksulle, joka maksaa ostolaskun.

• Kohdista myyntilaskuun: asiakkaalta saapuvalle maksulle.

Kirjattu tapahtuma poistuu aikajanalta, ja sen kirjauksessa näkyy kuvake.

Tilisi ovat myös kassavirran kategoriasi (katso Kirjanpidon käyttöönotto). Kun lähetät tositteen tarkastettavaksi, tapahtuma, jolla ei ole kategoriaa, saa sen tilin kategorian, jolle kirjasit sen, joten sitä ei tarvitse luokitella kahteen kertaan. Laskun maksu saa sen kategorian, mitä lasku koski. Toisin päin: kun kirjaat tositteen tapahtumasta, jolla on jo kategoria, esimerkiksi automaatiosäännöstä, kategorian tili täytetään toiselle riville.

Kun pankkitili on yhdistetty kirjanpitotiliinsä, GoMonio täyttää pankkirivin ja tarkistaa, että se vastaa tapahtumaa sentilleen. Jos tositteen päivämäärä poikkeaa pankkitapahtuman päivästä, esimerkiksi korttiosto 30. joulukuuta, jonka pankki kirjaa 2. tammikuuta, tosite kirjataan tilin 1990 Vahvistamattomat pankkitapahtumat kautta, ja pankki kirjataan tapahtuman omalle päivälle. Näin kirjanpidon pankkisaldo pysyy samana kuin tiliotteella.

Siirto omien tilien välillä: kirjaa tosite toisen puolen tapahtumasta ja liitä sitten toisen puolen tapahtuma samaan tositteeseen.

Ostolaskujen maksaminen

Ostolasku maksetaan pankkitapahtumistasi, myös osissa:

1. Avaa laskun Maksut-osio ja valitse Liitä maksu, tai aloita pankkitapahtumasta valinnalla Kohdista ostolaskuun.

2. Valitse pankkitapahtuma. Tapahtumat, joissa on sama viite, sitten sama IBAN, sitten avointa summaa vastaava summa, on merkitty ehdotukseksi.

3. Vahvista. GoMonio kirjaa maksutositteen maksupäivälle: ostovelat debet, pankki kredit.

Laskun tila on Avoin, Osittain maksettu tai Maksettu. Väärä maksu poistetaan valinnalla Poista maksu, joka mitätöi sen maksutositteen. Maksuja voi liittää, kun lasku on lähetetty tarkastettavaksi.

Hyväksytty maksamaton ostolasku näkyy kassavirrassa ennustettuna maksuna eräpäivänään sillä pankkitilillä, joka on linkitetty tilikartan ensimmäiseen pankkitiliin. Jokainen maksu pienentää ennustetta, ja täysi maksu, laskun avaaminen muokattavaksi tai sen mitätöinti poistaa sen.

Laskutuksen myyntilaskut maksetaan samalla tavalla. Katso Laskutus.

Luottokorttiostot

1. Kirjaa jokainen korttiosto Tositteena maksutavalla Luottokortilla. Kulu ja ALV kirjataan ostopäivälle luottokorttivelkaa vastaan.

2. Kun kuukausilasku saapuu, kirjaa se Luottokorttilaskuna. Se kuittaa luottokorttivelan eikä kirjaa kuluja uudelleen. Mahdollisen hyvityksen (cashback) voi kirjata kredit-rivinä tulotilille.

3. Kohdista laskun maksu pankkitapahtumastasi kuten ostolaskussa.

Hyvä tietää

• Kun ALV-kausi on suljettu tai merkitty lähetetyksi tai tilikausi suljettu, sen päiville ei voi kirjata mitään. Kirjaa kaikki ennen sulkemista.

• Kirjattua pankkitapahtumaa ei voi poistaa Kassavirrassa, eikä sen summaa, tiliä tai valuuttaa voi muuttaa siellä.

• Hyväksyttyyn kirjaukseen liitetyt dokumentit ovat säilytettäviä tositteita, joten niitä ei voi poistaa.