2. Tapahtumien hallinta

Tapahtumat-osiossa tarkastelet, kategorisoit ja hallitset kaikkia taloustapahtumiasi. GoMonio tukee sekä toteutuneita (historiallisia) että ennustetapahtumia (tulevia) kattavaa taloussuunnittelua varten.

Tapahtumien lisääminen

Manuaalinen syöttö

Lisää yksittäisiä tapahtumia Lisää tapahtuma -painikkeella. Syötä kuvaus, muistiinpanot, tunnisteet ja tyyppi (Tulo, Meno, Hyvitys tai Muu, tai Tunnista automaattisesti, jolloin GoMonio valitsee sen), ja jaa tapahtuma useaan kategoriaan painikkeella Lisää rivi. Hyvityksen voi linkittää alkuperäiseen tapahtumaan. Tulevaisuuteen päivätty tapahtuma muuttuu automaattisesti ennusteeksi.

CSV-tuonti

Joukkotuonti tiliotteilta. Siirry kohtaan Asetukset → Pankkitilit ja valitse Tuo tapahtumia (CSV) sen tilin kortista, jolle tiedosto kuuluu. Vain CSV-tiedostot ovat tuettuja: jos pankkisi antaa Excel-tiedoston, tallenna se ensin CSV-muotoon. Painike on manuaalisissa tileissä ja CSV/Tuontitileissä. Pankkiin yhdistetyt (PSD2) tilit saavat tapahtumansa pankkiyhteyden kautta, joten niissä ei ole tuontipainiketta: tiedoston tuonti loisi vain kaksoiskappaleita.

Tuonti etenee ohjatussa 5-vaiheisessa prosessissa:

1. Valitse tiedosto. Sarake-erotin ja merkistökoodaus tunnistetaan automaattisesti. Tiedoston asetukset -kohdasta voit muuttaa niitä, ja kohta avautuu itsestään, jos tunnistus on epävarma.

2. Kohdista sarakkeet pakollisiin kenttiin (päivämäärä, kuvaus, summa). Yleisimmät suomalaisten ja englanninkielisten pankkien sarakenimet kohdistetaan valmiiksi.

3. Tarkista kategoriat. Automaatiosääntösi täyttävät ne kuten pankkiyhteydessä; tapahtumat, joihin mikään sääntö ei osu, jäävät luokittelemattomiksi, ellet valitse kategoriaa. Rivit, joiden päivämäärää tai summaa ei voi lukea, näytetään tässä, eikä niitä tuoda.

4. Tarkista mahdolliset kaksoiskappaleet: tilillä jo olevat tapahtumat, joilla on sama päivämäärä, summa ja kuvaus. Kaksoiskappaleet ohitetaan, ellet päätä säilyttää niitä.

5. Katso tulokset. Tuonti tallentuu kokonaan tai ei lainkaan: jos tallennus epäonnistuu, tapahtumia ei lisätä.

PSD2-pankkisynkronointi

Automaattinen tuonti yhdistetyiltä pankkitileiltä 6 tunnin välein. Voit myös tuoda tapahtumahistoriaa manuaalisesti jopa 24 kuukauden ajalta (useimmat pankit takaavat 90 päivää).

Vinkki: tuo laskutuslistoja

CSV-tuonnilla voit muuttaa myynti- tai ostolaskulistasi automaattisesti ennustetapahtumiksi kassavirran suunnittelua varten:

• Kohdista tuonnissa päivämääräsarakkeeksi "eräpäivä"

• Tuonti luo ennustetapahtumat tulevilla päivämäärillä

• Uudelleentuonti on turvallista: rivit, joilla on sama päivämäärä, summa ja kuvaus kuin olemassa olevalla tapahtumalla, merkitään kaksoiskappaleiksi ja ohitetaan, ellet säilytä niitä

• Jos eräpäivä muuttuu, rivi ei enää täsmää ja tuodaan uutena ennusteena, joten poista vanha ennuste

• Sopii erinomaisesti tulevien maksujen, laskujen ja toistuvien kulujen seurantaan

Kategoriat

GoMonio käyttää nelitasoista järjestelmää: Toimintoluokat (operatiivinen toiminta, sijoitustoiminta, rahoitustoiminta) → Kategoriaryhmät (jokaisella luokalla on sisään- ja ulosvirtauksen ryhmä, kuten tulot ja kulut) → Kategoriat → Alakategoriat. Oletuskategoriat luodaan automaattisesti, ja voit lisätä ja muokata kategorioita ja alakategorioita. Kassavirran Kategoriat-sivu näyttää koko hierarkian.

Kirjanpidon kanssa: tilikartta on kategoriasi

Kun otat kirjanpidon käyttöön, kategorioistasi tulee tilikartan tilit, joten luokittelet kassavirran ja kirjaat kirjanpidon samalla listalla:

• Jokainen tili, jonka kautta raha liikkuu, on kategoria tilin nimellä, esimerkiksi Atk-ohjelmistot, päivitykset, ylläpito. Tilit, joiden kautta raha ei liiku sellaisenaan, kuten pankki- ja ALV-tilit, eivät ole kategorioita.

• Tili, jolle rahaa tulee ja jolta sitä lähtee, kuten laina tai kone, on kaksi kategoriaa, esimerkiksi Pankkilaina 1: nosto ja Pankkilaina 1: lyhennys.

• Ryhmä ratkaisee edelleen toimintoluokan: lainan nosto on pääoman sisäänvirtaa (rahoitustoiminta), koneen osto omaisuushankinta (sijoitustoiminta).

• Lisäät ja muutat kategorioita kohdassa Kirjanpito → Asetukset → Tilikartta. Kun lisäät, nimeät uudelleen tai piilotat tilin, sen kategoria muuttuu samoin, ja tilin Kassavirta-osio valitsee sen ryhmän tulevalle ja lähtevälle rahalle. Kategoriat-sivu näyttää ne ilman muokkauspainikkeita, eikä tileillä ole alakategorioita.

• Kun otat kirjanpidon käyttöön, tapahtumasi, budjettisi, mallisi ja automaatiosääntösi siirtyvät oletuskategorioista vastaaville tileille. Jo kirjattu tapahtuma siirtyy tilille, jolle se kirjattiin. Omat kategoriasi jäävät ennalleen mutta piiloon valinnoista, ja niiden automaatiosäännöt poistetaan käytöstä.

• Kun kirjaat pankkitapahtuman kirjanpidossa, se saa sen tilin kategorian, jolle kirjasit sen, ellei sillä jo ole kategoriaa. Kun kirjaat tositteen kategorisoidusta pankkitapahtumasta, kategorian tili täytetään valmiiksi.

Tapahtumien ominaisuudet

• Kategorisointi tuonnissa: Automaatiosäännöt kategorisoivat tuodut tapahtumat samoin kuin pankkiyhteyden kautta tulevat. Tapahtumat, joihin mikään sääntö ei osu, jäävät luokittelemattomiksi, kunnes valitset kategorian.

• Automaatiosäännöt: Luo sääntöjä, jotka kategorisoivat tapahtumat automaattisesti kuvauksen, summan ja muiden ehtojen perusteella. Voit luoda säännön suoraan mistä tahansa tapahtumasta rivin valikon kohdalla "Luo sääntö", jolloin sääntöön esitäytetään tapahtuman tiedot. Sääntöjä hallitaan myös omalla Automaatiosäännöt-sivullaan. Kun sovellat sääntöjä aiempiin tapahtumiin, kirjanpidossa kirjatut jätetään pois: ne pitävät kategorian, jolla ne kirjattiin.

• Monipuolinen suodatus: Suodata ajanjakson, tilien, kategorioiden, valuuttojen, tilan (toteutunut/ennuste), ja tarkistustilan (tarkistettu/tarkistamaton) mukaan, ja etsi tapahtumia kentällä Hae tapahtumia. Yhden mallin ennusteet näet mallikortin ennustelinkistä

• Jaetut tapahtumat: Jaa yksittäinen tapahtuma useaan kategoriaan riveillä. Pankista haetuissa ja tuoduissa tapahtumissa rivien on oltava yhteensä alkuperäisen summan suuruiset

• Mallit: Luo malleja toistuville tapahtumille Mallit-sivulla. Mallit luovat ennustetapahtumat automaattisesti. Katso Mallit ja toistuvat tapahtumat.

• Tunnisteet: Järjestä tapahtumia omilla tunnisteilla ja tunnisteryhmillä kategorioita joustavampaan luokitteluun. Tunnisteita hallitaan Tunnisteet-sivulla.

• Tarkistustila: Seuraa, mitkä tapahtumat on tarkistettu, suodattimien ja joukkomerkinnän avulla

• Hyvitysten seuranta: Linkitä hyvitystapahtumat alkuperäisiin tapahtumiin tarkkaa seurantaa varten

• Joukkotoiminnot: Valitse useita tapahtumia poistettaviksi tai tarkistetuiksi merkittäviksi kerralla

Tärkeitä huomioita

• Tarkista tuodut tapahtumat aina ennen niiden viimeistelyä

• Tulevaisuuteen päivätyt tapahtumat saavat automaattisesti tilan "Ennuste"

• Oletustili valitaan valmiiksi uusille tapahtumille

• Pankkisynkronointi voi tuottaa kaksoiskappaleita itse lisäämistäsi tapahtumista. Saapuneet-näkymä listaa ne, ja voit valita Yhdistä tapahtumat tai Säilytä molemmat

• Yrityspaketeissa toteutuneiden tapahtumien määrä on rajattu kuukausittain (Ilmaisessa 8, Perus-paketissa 100). Ennusteita ei lasketa. Kun raja täyttyy, uusia käsin lisättyjä tapahtumia ja tuonteja ei hyväksytä, ja pankkitapahtumat odottavat, kunnes päivität tilauksen tai seuraava kuukausi alkaa

• Automaatiosäännön voi luoda suoraan mistä tahansa tapahtumasta

Tapahtumien tilat

Toteutuneet tapahtumat

Menneet ja tämänhetkiset tapahtumat, jotka ovat jo tapahtuneet. Niitä käytetään historiallisessa analyysissa ja nykyisen saldon laskennassa.

Ennustetapahtumat

Tulevaisuuteen päivätyt tapahtumat suunnittelua ja ennustamista varten. Ne auttavat ennakoimaan kassavirtaa.

Osa ennusteista luodaan puolestasi: lähetetyn myyntilaskun avoin summa, ja kirjanpidon kanssa jokainen maksamaton ostolasku sekä suljetun tai ilmoitetun verokauden ALV, eräpäivänään. Ne seuraavat kirjanpitoa: maksu pienentää ennustetta, ja täysi maksu poistaa sen. Ne tulevat sille pankkitilille, joka on linkitetty tilikartan ensimmäiseen pankkitiliin.