5. Arkisto (yritystoiminnan lopettaminen)

Kun yrityksesi lopettaa toimintansa, sen kirjanpito on silti säilytettävä. Kirjanpitolain mukaan päiväkirja, pääkirja ja tilinpäätös säilytetään 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta. Arkisto säilyttää profiilisi koko säilytysajan kertamaksulla, ilman tilausta.

Mikä arkisto on

• Kertamaksu: 60 € (+ alv). Ei kuukausimaksua

• Vain katselu: Sinä ja jäsenesi voitte tarkastella ja viedä kaikki tiedot, mutta mitään ei voi lisätä, muuttaa, tuoda tai synkronoida

• Säilytetään 10 vuotta: Arkisto säilytetään 10 vuotta viimeisen kirjauksia sisältävän tilikauden päättymisestä, tai 10 vuotta arkistoinnista, jos se on myöhemmin. Sen jälkeen se poistetaan pysyvästi

• Ei poisteta käyttämättömyyden vuoksi: Arkistoitu profiili säilyy, vaikka kukaan ei kirjautuisi.

Tärkeää: Kirjanpitoaineiston säilyttäminen lain vaatiman ajan on yrityksen vastuulla. GoMonio ei muistuta ennen arkiston poistamista, joten lataa itsellesi kopiot tarvitsemistasi tiedoista.

Kuka voi arkistoida

Arkisto on yritysprofiileille. Profiilin voi arkistoida, kun:

• se on Ilmaisessa paketissa. Jos sinulla on maksullinen tilaus, peruuta se ensin: profiili siirtyy Ilmaiseen pakettiin laskutuskauden päättyessä.

• sitä ei hallinnoi tilitoimisto. Poistu ensin toimistosta kohdassa Asetukset → Profiili → Poistu toimistosta

• olet profiilin omistaja tai ylläpitäjä

Profiilin arkistointi

1. Kirjaa kaikki puuttuvat kirjaukset ja sulje viimeinen tilikautesi ja ALV-kautesi. Arkistoinnin jälkeen mitään ei voi kirjata.

2. Avaa Asetukset → Laskutus. Ilmaisessa paketissa sivulla näkyy kortti Lopetatko yritystoiminnan?

3. Valitse Arkistoi profiili ja vahvista.

4. Maksa kertamaksu avautuvassa kassassa.

Profiili arkistoidaan heti, kun maksu on mennyt läpi. Jos se kestää hetken, päivitä sivu pian uudelleen.

Arkistoidun profiilin käyttö

Sovelluksen yläreunan palkki kertoo, että profiili on arkistoitu, ja näyttää, kuinka kauan se säilytetään.

• Kaikki ovat katselijoita: Omistajat, ylläpitäjät ja muokkaajat voivat vain katsella profiilia. Työntekijöillä säilyvät heidän omat rajatut oikeutensa

• Pankkitilit eivät enää synkronoidu, eikä uusia pankkiyhteyksiä voi luoda

• Viestit: Viestintä ei ole käytettävissä, joten keskusteluja ei voi avata eikä viestejä lähettää. Voit edelleen viedä keskustelusi kohdassa Asetukset → Tili

• Tietojen vienti toimii: Lataa raportit kohdasta Kirjanpito → Raportit (PDF tai Excel) ja siellä tilikauden kaikki tositteet valinnalla Tositteet (ZIP), lataa dokumentit Dokumentit-moduulista, vie kassavirtaraportti kohdasta Kassavirta → Raportit ja vie tietosi kohdasta Asetukset → Tili

• Omat asetuksesi toimivat: Voit edelleen muuttaa oman tilisi, turvallisuuden ja ilmoitusten asetuksia sekä vaihtaa profiilia

Profiilin aktivointi uudelleen

Muuttuivatko suunnitelmat? Omistaja tai ylläpitäjä voi valita Aktivoi profiili kohdassa Asetukset → Laskutus milloin tahansa.

• Profiili palaa Ilmaiseen pakettiin, ja sitä voi taas muokata. Päivitä maksulliseen pakettiin kohdassa Asetukset → Laskutus, jos tarvitset enemmän tapahtumia

• Arkiston säilytyspäivä poistetaan

• Uudelleenaktivointi on maksutonta, mutta uusi arkistointi vaatii uuden maksun

• Myös liittyminen tilitoimiston asiakkaaksi päättää arkiston

Arkistoidun profiilin poistaminen

Omistaja tai ylläpitäjä voi edelleen poistaa profiilin kohdassa Asetukset → Profiili. Poistaminen päättää arkiston, ja tiedot poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua.

Tarkistuslista ennen arkistointia

• Kirjaa kaikki tositteet ja pankkitapahtumat sekä myyntilaskujesi maksut

• Tee ja merkitse lähetetyiksi viimeiset ALV-ilmoituksesi.

• Sulje viimeinen tilikautesi

• Lataa itsellesi raportit ja dokumentit, jotka haluat säilyttää